O WhatsApp, aplicativo de mensagens instantâneas, é uma ferramenta importante de comunicação. Além de prático, ele facilita a interação e pode até ser usado para fechar negócios. Mas, se usado de maneira incorreta ou em horário inoportuno, pode gerar complicações, tanto para o funcionário como para a empresa, além de causar um mal-estar.
De acordo com a consultora de Recursos Humanos, Paula Santos, algumas empresas estipulam regras quanto ao uso do aparelho celular durante o expediente.
“Muitas empresas têm regras que impossibilitam a utilização do telefone no horário de trabalho, mas isso varia de empresa para empresa. Algumas são mais rígidas, outras mais flexíveis. O que orientamos para o profissional é que ele tenha a visão do uso incorreto do celular, do WhatsApp e das redes sociais como um todo, que isso pode prejudicar o resultado que ele terá. Por isso, orientamos que tenha uma coerência ao utilizar o celular e que respeite as regras da empresa”, pontua Paula Santos.
A consultora de RH ainda destaca que quem trabalha com atendimento deve redobrar a atenção com relação ao uso de celular durante o expediente. Isto porque algumas pessoas tendem a utilizar o aparelho em frente aos clientes, deixando o consumidor sem atendimento.
“Isso acaba criando uma imagem negativa para a empresa, pois a pessoa que está trabalhando representa esse local. Muitas vezes, o cliente nem lembra o nome do atendente, mas vai generalizar que aquela empresa não presta um bom atendimento. Quer dizer, por conta de um atendimento assim, a empresa acaba tendo essa percepção dos clientes”, disse.
Ela acrescenta que, se o cliente está perguntando algo, é importante que o funcionário esteja atento, apto e disponível para atendê-lo. Nunca deixe o cliente esperando enquanto mexe no celular, mesmo que seja outro consumidor que esteja solicitando ajuda pelo celular. Deve-se lembrar que o atendimento presencial deve ser priorizado.
Grupos profissionais devem ter regras
Se o funcionário tiver a necessidade de atender ao telefone ou enviar uma mensagem via aplicativo, é importante que faça isso de forma a não prejudicar suas atividades. O mais recomendado é que o aparelho seja utilizado em seu horário de folga, como almoço ou intervalo.
Se precisar ouvir um áudio, que isso seja feito em um volume mais baixo ou com fones de ouvido. Já se houver a necessidade de enviar um áudio, isso deve ser feito em um local reservado, de modo que os demais colaboradores não ouçam o conteúdo que está sendo enviado.
“O mais recomendado é que as pessoas enviem mensagens de texto, mas como isso é uma coisa que não se pode controlar, o colaborador deve ter uma consciência, de que pode atrapalhar o outro ou até quebrar regras determinadas pela empresa”, enfatiza Paula Santos.
Com relação aos grupos de profissionais em aplicativo de mensagem, é preciso que os líderes estipulem regras para os membros. “Isso evita que se torne um grupo de conversas paralelas e não tenham foco no trabalho, até para que este seja um grupo profissional, ou seja, que as informações sejam relacionadas a isso”, comenta a consultora de Recursos Humanos.
Paula Santos reforça que o WhatsApp é uma ferramenta de trabalho, por isso, imagens, correntes, fotos e vídeos que não sejam relacionados à atividade não são permitidos. Também é preciso deixar as regras claras para que as pessoas se comportem de maneira positiva e tenham rentabilidade.
“Quando chega muita informação que não vai acrescentar em nada na atividade, a pessoa acaba perdendo e não é para isso que o aplicativo funciona. Na verdade, ele deve facilitar a comunicação e para que se tenha um tempo maior para exercer sua atividade, por isso toda empresa tem um manual de boas práticas, para que as pessoas saibam se comportar e a comunicação seja fluida”, conclui Paula Santos.
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